Secrétaire

Qualités & compétences

Un×e membre de la commission de surveillance exerce ses fonctions dans le respect du règlement d’ordre intérieur et du code de déontologie :

• De manière neutre, objective, indépendante et impartiale ;
• Dans le respect de la discrétion et de la confidentialité ;
• Avec probité ;
• Sans opérer de discrimination.

Les QUALITÉS et COMPÉTENCES exigées :

• Compétences GENERALES
  • Être en mesure de libérer du temps et d’être flexible ;
  • Être fiable et engagé×e

• Compétences TECHNIQUES
  • Disposer de bonnes qualités rédactionnelles ;
  • Être familier avec les logiciels courants de bureautique et internet (Word, Excel, SharePoint, etc.)

• Compétences SOCIALES
  • Présenter des qualités relationnelles, d’intuition et d’analyse critique ;
  • Faire preuve de diplomatie ;
  • Faire preuve d’empathie ;
  • Avoir le sens de la communication ;
  • Être à l’écoute ;
  • Être ouvert d’esprit.

Tâches spécifiques

Il se peut qu’en tant que secrétaire de la commission, vous soyez également membre de celle-ci. Il s’agit alors d’un cumul de fonction secrétaire & membre. Si tel est le cas, vous trouverez les tâches récurrentes d’un membre d’un commission a description de fonction du membre.

Vous trouverez ci-dessous des tâches plus spécifiques liées au rôle de secrétaire d’une commission de surveillance :

Préparation des réunions 

• Organiser matériellement les réunions mensuelles et les autres activités :
  • réserver un local: contact avec la prison ou en dehors de la prison ;
  • régler l’accès à la prison pour les nouveaux membres.
• Jour, heure, ordre du jour de la réunion, en concertation avec le.a président.e
  • voir doc. « modèle ordre du jour »
  • inclure des annexes, comme Rapport du mois
• Dresser la liste des membres (pour noter les présences) et noter les excusé×es
  • voir doc. « modèle liste de présence ».

Pendant la réunion 

• Communiquer qui des membres est excusé×e et faire signer la liste par ceux×celles qui sont présent×es
  • voir doc. « modèle liste de présence ».
• Seconder le×la président×e
• Prendre des note (directement sur laptop) pour réaliser un PV concis de la réunion
  • voir doc. « modèle PV réunion ».

Après la réunion 

• Finaliser le PV, le soumettre au président (et vice-président) pour ensuite l’envoyer aux membres
  • voir doc. « modèle PV réunion ».
  • envoyer par mail aux membres et en cc à la coordinatrice de référence OU mettre sur le SharePoint de la commission
• Points de suivi: vérifier auprès des personnes à qui des tâches ont été assignées si elles ont bien été accomplies

Tâches administratives 

• Organiser le traitement des mails reçus en boîte mail commune de la CdS en concertation avec le·a président·e
• Gestion administrative des membres: communiquer les changements administratifs relatifs aux membres à la coordinatrice de référence.
• Gestion des déclarations de jetons de présence, des frais de déplacements et des frais de la CdS : s’assurer de la complétion correctes* des documents , signature des documents, envoi des documents à l’équipe administrative du Conseil central de surveillance pénitentiaire (CCSP) (secretariaat@ctrg-belgium.be). * Le règlement et les documents explicatifs sont accessible via ce lien.
• En collaboration avec le·a président·e , assister les membres dans la mise en page et la rédaction des rapports de la CdS.