Assistant(e) administratif(ve)

Employeur 

Le CCSP est un organe indépendant, impartial et collatéral du Parlement qui veille au respect des droits fondamentaux et de la dignité des détenus. Pour plus d’informations : www.ctrg.belgium.be.
Le CCSP coordonne plus de 450 mandataires répartis dans 37 commissions de surveillance rattachées à un établissement pénitentiaire ou à une maison de détention en Belgique. La mission principale de ces commissions de surveillance est d’être présentes dans les établissements pénitentiaires et de veiller au respect de la dignité humaine des détenus.
En travaillant au CCSP, vous avez une influence directe sur le développement de notre organisation et sur le travail de terrain effectué par les commissions de surveillance.
Nous sommes une organisation à taille humaine et, en tant que membre de l’«équipe administrative», vous travaillerez en collaboration avec tous les autres collègues du secrétariat permanent (juristes, direction, communication, etc.).
Nos bureaux, situés derrière le Parlement fédéral, sont facilement accessibles en transports en commun. La gare de Bruxelles-Central se trouve à 12 minutes à pied.

Description de la fonction

Vous intégrerez l’équipe administrative, qui compte actuellement 4 personnes : une chef d’équipe (NL); un attaché aux finances (FR) et une attachée-juriste RH (NL – travaillant à temps partiel pour l’équipe administrative).
L’équipe administrative joue un rôle de soutien au sein du CCSP. Elle veille à la bonne exécution des processus administratifs, à la gestion administrative du personnel et des membres, et apporte son soutien aux autres équipes de l’organisation. Par ailleurs, l’équipe travaille en étroite collaboration avec un secrétariat social externe, PersoPoint, afin de garantir un fonctionnement fluide et efficace de l’organisation.
Grâce à cette mission étendue, vous serez amené(e) à intervenir dans divers processus administratifs et organisationnels. Le poste offre donc un éventail de tâches variées et évoluera en fonction de la croissance et de l’évolution des besoins et des processus au sein du CCSP.

Exemples de tâches d’exécution (environ 20 %)
– Gestion du courrier (courrier entrant et sortant, envoi de courriers recommandés, etc.)
– Accueil des visiteurs et permanence téléphonique
– Soutien logistique et pratique, tel que vider le lave-vaisselle, détartrer la machine à café, gérer les torchons de cuisine, commander des fleurs

Exemples de tâches administratives (environ 60 %)
– Gestion administrative des membres (telle que la mise à jour des nominations et des démissions des nouveaux membres, la création et l’envoi de badges, la création et la fermeture de comptes Office 365)
– Suivi administratif des différentes formations destinées aux nouveaux membres (envoi d’invitations, suivi des progrès, etc.)
– Tenue à jour des données chiffrées dans Excel
– Gestion de différentes boîtes mail
– Assistance lors d’événements (inscriptions, accueil, etc.)
– Assistance au traitement des demandes de jetons de présence

Travaux de rédaction (environ 10 %)
– Relecture et traduction de documents (rapports, communications au personnel, etc.)
Exemples de tâches liées aux ressources humaines (environ 10 %)
– Gestion des données du personnel
– Suivi des absences
– Commande de chèques-repas

Profil

Compte tenu de la grande diversité des tâches et de leur évolution future encore inconnue, le candidat idéal dispose des compétences suivantes pour pouvoir exercer cette fonction aujourd’hui et à l’avenir :Compétences générales
• Vous travaillez de manière très organisée et structurée et vous savez facilement distinguer l’essentiel de l’accessoire.
• Vous travaillez avec une grande précision tout en faisant preuve de rapidité d’exécution.
• Vous maîtrisez la gestion administrative des listes et le suivi d’avancement (de préférence de manière automatisée).
• Vous aimez apprendre et vous vous adaptez rapidement.
• Vous savez vous adapter aux changements inhérents à une organisation composée principalement de bénévoles.

Compétences techniques
• Une expérience dans l’exécution de tâches administratives constitue un atout majeur.
• Des connaissances de base en ressources humaines (droit des contrats, rôle d’un secrétariat social, etc.) constituent un atout.
• Vous vous exprimez couramment, à l’oral comme à l’écrit, en français et en néerlandais.
• Vous êtes très ouvert aux solutions informatiques et disposez d’une connaissance de base approfondie des applications Office 365 (SharePoint, Excel et Outlook)

Vous trouverez plus d’informations dans l’offre d’emploi ci-jointe.